Kurz gesagt: Alle Formulare deiner Website findest du unter „Formulare bearbeiten“. Willst du ein Formular ändern, legst du eine Kopie an, passt die Kopie an und baust sie in die Seiten ein. So bleibt das Original als Sicherung erhalten, und die Abläufe nach dem Absenden (zum Beispiel die E-Mail an deine Praxis) kommen mit.
Wo im System: Webseiten (CMS) → Seiten → oben rechts Formulare bearbeiten
Auf einen Blick
Formular kopieren
Seiten > Formulare bearbeiten > ⋮ > Kopieren
Der Kopie einen eindeutigen Namen geben, zum Beispiel „Form: Kontakt Praxis“.
Kopie anpassen
Formularfelder > Bearbeiten · Neues Feld hinzufügen
Empfänger und Einwilligungstext prüfen, dann Formular speichern.
Einbauen und testen
Seite > Formular-Sektion > Options > Form
Auf jeder Seite, auf der das Formular erscheinen soll. Danach einmal selbst ausfüllen.
Bevor du etwas änderst
Änderungen sind sofort live
Bei Formularen gibt es keinen Entwurf. Was du speicherst, sehen Patienten sofort.
Ein Formular steckt oft in vielen Seiten
Das Kontaktformular ist zum Beispiel auf fast jeder Seite eingebunden. Änderst du das Original, ändert es sich überall.
Deshalb: kopieren statt überschreiben
Wenn du unsicher bist, sprich uns an.
Schritt für Schritt: Formular kopieren und anpassen
- Öffne Webseiten (CMS) → Seiten und klicke oben rechts auf Formulare bearbeiten. Du siehst alle Formulare deiner Website. In der Spalte „Typ“ steht, ob es ein Kontaktformular ist (nimmt Anfragen an) oder ein Filterformular (filtert Listen, zum Beispiel Behandlungen).
- Leg eine Kopie des Formulars an: in der Spalte Aktionen auf ⋮ → Kopieren. Gib der Kopie einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Form: Kontakt Praxis“.
- Öffne die Kopie und scrolle zu den Formularfeldern. Mit Bearbeiten änderst du ein Feld, mit Löschen entfernst du es, unten rechts fügst du mit Neues Feld hinzufügen ein neues hinzu.
- Stell das Feld ein (Tabelle unten) und speichere es mit Feld speichern und zurück.
- Prüf, wer die Anfragen bekommt: Wer bekommt die Anfrage? Empfänger eintragen
- Prüf, welcher Einwilligungstext unter dem Formular steht: Einwilligungstexte unter Formularen
- Klicke auf Formular speichern.
- Bau die Kopie in deine Seiten ein: Seite öffnen → die Formular-Sektion anklicken → Reiter Options → im Feld Form das neue Formular auswählen → speichern. Das machst du auf jeder Seite, auf der das Formular erscheinen soll. Steht das alte Formular auf sehr vielen Seiten, sprich uns an.
- Füll das Formular im Frontend einmal selbst aus und prüf, ob die Nachricht ankommt.
Die Feldeinstellungen
| Feld | Was du einträgst | Warum das wichtig ist |
|---|---|---|
| Name | interner Name, zum Beispiel „Anliegen“ | nur für dich sichtbar |
| Alias | leer lassen | wird automatisch erzeugt |
| Bezeichnung | was Patienten über dem Feld lesen, in Sie-Form | die Beschriftung auf der Website |
| Hinweis | ein kurzer Text unter dem Feld, zum Beispiel „Bitte keine Angaben zu Beschwerden“ | hilft beim Ausfüllen |
| Erforderlich | Schalter nur an, wenn ihr die Angabe wirklich braucht | Jedes Pflichtfeld kostet Anfragen |
| Optionen (bei Auswahlfeldern) | die Auswahlmöglichkeiten, neue über Element hinzufügen (Bezeichnung und Wert) | zum Beispiel Terminanfrage · Rückruf · Organisatorisches |
| Leere Bezeichnung (bei Auswahlfeldern) | zum Beispiel „Bitte auswählen“ | steht im Feld, solange nichts gewählt ist |
Welche Feldtypen es gibt
| Feldtyp | Was er macht |
|---|---|
| Inputs | Eingabefelder für Text, zum Beispiel Name oder Telefon |
| Selections | Auswahlfelder, zum Beispiel ein Aufklappmenü oder Kästchen zum Anklicken |
| Dates and Time | Datum und Uhrzeit, zum Beispiel ein gewünschter Rückrufzeitraum |
| Miscellaneous | Sonstiges, zum Beispiel das Hochladen von Dateien oder versteckte Felder |
| Layout | für die Gestaltung, zum Beispiel ein Abstandhalter |
Die Breite eines Feldes ziehst du an seiner rechten unteren Ecke. Ist ein Feld nicht so breit wie das Formular, setzt du daneben einen Abstandhalter („Spacer“) aus dem Bereich Layout, sonst verrutscht die Zeile.
Hochladen von Dateien: nur für Bewerbungen
Das Bewerbungsformular deiner Website hat schon ein Feld zum Hochladen. In Formulare für Patienten gehört so ein Feld nie: Dort würden Befunde, Fotos oder Versichertenkarten landen. Brauchst du für Bewerbungen ein weiteres Upload-Feld:
- Leg im Dateimanager einen eigenen Ordner an, zum Beispiel „Bewerbungen“. Dort landen später die Dateien.
- Öffne das Bewerbungsformular (bzw. deine Kopie) und klicke auf Neues Feld hinzufügen → Typ Fileupload.
- Trag Name und Bezeichnung ein (Alias leer lassen) und wähle beim Upload-Ordner deinen neuen Ordner.
- Lass Erforderlich aus. Viele bewerben sich am Handy und haben den Lebenslauf nicht griffbereit.
- Damit die Datei mit der Benachrichtigung kommt: ganz unten bei onSubmit auf den Bleistift → neben dem Feld Prozess auf Prozess bearbeiten → im Kästchen E-Mail senden auf Aktion bearbeiten → Schalter Hochgeladene Dateien hinzufügen einschalten. Der Weg im Detail: Wer bekommt die Anfrage? Empfänger eintragen
- Speichern und mit einer Testbewerbung prüfen.
Die hochgeladenen Dateien bleiben im gewählten Ordner im Dateimanager. Lösch sie, wenn die Frist abgelaufen ist, die deine Datenschutzberatung für Bewerbungen vorgibt.
Rechtlich wichtig:
- Formulare für Patienten fragen keine Beschwerden, Diagnosen, Befunde oder Medikamente ab und haben kein Feld zum Hochladen: Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten
- Den Datenschutztext unter einem Formular liefert deine Praxis bzw. deine Datenschutzberatung.
- Mehr zu Gesundheitsdaten auf der Website: Gesundheitsdaten auf der Website: was gilt
Gut zu wissen
- Warum kopieren und nicht neu anlegen? Über Neues Formular erstellen kannst du auch bei null anfangen. Eine Kopie bringt aber die eingerichteten Abläufe nach dem Absenden mit: Benachrichtigung an deine Praxis, Bestätigung auf der Website und gegebenenfalls eine Bestätigungs-E-Mail.
- Filterformulare nicht ändern: Sie steuern die Filter über deinen Listen und haben nichts mit Anfragen zu tun.
- Kein Formular gewählt: Eine Formular-Sektion, in der kein Formular ausgewählt ist, erscheint nicht auf der Seite.
- Form: Downloads fragt Kontaktdaten ab, bevor jemand eine Datei herunterladen kann. Für Anamnesebogen und andere Patientenformulare nicht verwenden.