Kurz gesagt: Unter jedem Formular steht ein Datenschutz- bzw. Einwilligungstext, meist mit einem Kästchen zum Anklicken. Diesen Text liefert deine Praxis bzw. deine Datenschutzberatung, nicht wir. Prüf vor dem Livegang, was dort steht, und schick uns den richtigen Text; wir tragen ihn ein.
Allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind deine Kammer, deine Datenschutzberatung und deine Rechtsberatung.
Wo im System: Die Texte liegen zentral im Hauptmenü unter Leadmanager (CRM) → Zustimmungen. Welcher Text unter welchem Formular steht, legt das Formular fest: Webseiten (CMS) → Seiten → Formulare bearbeiten → Formular öffnen → Abschnitt Einwilligungen.
Was eine Einwilligung ist
Wer ein Formular abschickt, gibt dir Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Der Text unter dem Formular erklärt, was mit diesen Daten passiert, und verweist auf deine Datenschutzerklärung. Ob dort eine Einwilligung zum Ankreuzen oder nur ein Hinweis stehen soll und wie er lautet, entscheidet deine Datenschutzberatung.
Die 5 Schritte auf einen Blick
Text lesen
Deine Website > unter jedem Formular
Kontaktformular, Bewerbungsformular und gegebenenfalls weitere.
Text prüfen
Liste „Woran du einen passenden Text erkennst“
Was gehört hinein, was nicht?
Richtige Fassung holen
Deine Datenschutzberatung
Für Bewerbungen gegebenenfalls eine eigene Fassung.
Text an uns schicken
Mit den Formularen, unter denen er stehen soll
Wir tragen ihn für dich ein.
Auf der Website nachlesen
Text und Link zur Datenschutzerklärung
Funktioniert der Link auf deine Datenschutzerklärung?
Schritt für Schritt: Text prüfen und ändern lassen
- Öffne deine Website und lies den Text unter jedem Formular: Kontaktformular, Bewerbungsformular und gegebenenfalls weitere.
- Prüf ihn mit der Liste unten.
- Gib den Text an deine Datenschutzberatung und lass dir die richtige Fassung geben, für Bewerbungen gegebenenfalls eine eigene.
- Schick uns den neuen Text und sag dazu, unter welchen Formularen er stehen soll: So erreichst du den Support
- Wenn wir ihn eingetragen haben: Lies ihn auf der Website noch einmal und prüf, ob der Link auf deine Datenschutzerklärung funktioniert.
Woran du einen passenden Text erkennst
| Gehört hinein | Gehört nicht hinein |
|---|---|
| ein Link auf die Datenschutzerklärung deiner Praxis | Garantie-Aussagen wie „Wir garantieren, dass Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben werden“; ein solcher Satz steht in der Vorlage |
| wofür die Daten genutzt werden, zum Beispiel zur Bearbeitung der Anfrage | weitere Zwecke im selben Kästchen, zum Beispiel ein Newsletter |
| die Sie-Form | ein schon angekreuztes Kästchen |
| bei Bewerbungen: die Hinweise für Bewerberdaten | Texte, die nicht von deiner Praxis bzw. Datenschutzberatung stammen |
So ist es im System aufgebaut
Zum Verständnis, falls du bei uns nachfragst oder ein kopiertes Formular prüfst:
- Alle Einwilligungstexte liegen zentral unter Leadmanager (CRM) → Zustimmungen. In der Vorlage gibt es eine: „Datenschutz“, verpflichtend.
- Jedes Formular wählt im Abschnitt Einwilligungen einen dieser Texte aus. Derselbe Text kann unter mehreren Formularen stehen. Eine Änderung am Text wirkt dann überall, wo er ausgewählt ist.
- Legst du eine Kopie eines Formulars an, prüf, welche Einwilligung dort ausgewählt ist: Formulare verwalten und anlegen
Die Einstellungen einer Zustimmung bedeuten Folgendes:
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Double Opt-In aktivieren | Nach dem Absenden bekommt die Person eine E-Mail und muss den Vorgang noch einmal bestätigen. Üblich bei Newslettern. |
| Ist diese Zustimmung ablaufend? | Die Zustimmung verliert nach einer festgelegten Zeit ihre Gültigkeit. |
| Ist dies verpflichtend? | Ohne Haken lässt sich das Formular nicht absenden. |
| Erstelle eine Zustimmung für jeden Inhalt? | Für jeden einzelnen Eintrag entsteht eine eigene Zustimmung. |
Welche Einstellung für deine Formulare richtig ist, legt deine Datenschutzberatung fest.
Rechtlich wichtig:
- Den Text unter Formularen liefert deine Praxis bzw. deine Datenschutzberatung. Wir formulieren ihn nicht.
- Ein Kästchen zur Einwilligung ist nie vorab angekreuzt.
- Eine Einwilligung macht ein Formular nicht zum richtigen Ort für Gesundheitsdaten. Das Kontaktformular fragt sie gar nicht erst ab: Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten
- Für Bewerbungen brauchst du eigene Datenschutzhinweise: Datenschutzerklärung erstellen
Gut zu wissen
Warum wir den Text eintragen
Die Zustimmungen gehören zum Grundgerüst deiner Website. Damit nichts versehentlich überschrieben wird, pflegen wir sie für dich.
Datenschutzerklärung aktuell?
Der Einwilligungstext verweist auf sie. Stehen dort nicht alle Dienste, die deine Website nutzt (zum Beispiel Terminbuchung oder Karte), hilft auch der beste Einwilligungstext nicht: Externe Dienste einbinden: Einwilligung und Datenschutz