Kurz gesagt: Dein Kontaktformular fragt nur ab, was du für eine Rückmeldung brauchst: Name, Telefon oder E-Mail und das Anliegen als neutrale Auswahl. Beschwerden, Diagnosen, Befunde und Medikamente gehören nicht hinein. Das schützt deine Patientinnen und Patienten und deine Praxis.
Allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Verbindlich sind deine Kammer, deine Datenschutzberatung und deine Rechtsberatung.
Warum das so wichtig ist
Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt (Art. 9). Schon die Information, dass jemand bei dir Patient ist oder einen Termin möchte, zählt dazu. Ein Freitextfeld „Beschreiben Sie Ihre Beschwerden“ lädt dazu ein, ganze Krankengeschichten zu schicken.
Die Faustregel: Je weniger ein Formular abfragt, desto weniger kann schiefgehen.
Was ins Kontaktformular darf und was nicht
| In Ordnung | Nicht ins Standardformular |
|---|---|
| Name | Freitext „Beschreiben Sie Ihre Beschwerden“ |
| Telefon und/oder E-Mail (eins davon als Pflichtfeld) | Symptome, Diagnosen, Vorerkrankungen, Medikamente |
| Gewünschter Rückrufzeitraum | Hochladen von Befunden, Fotos oder Dokumenten |
| Anliegen als neutrale Auswahl: Terminanfrage · Rückruf · Organisatorisches | Versichertennummer, Kopie der Versichertenkarte oder des Ausweises |
| Neu in der Praxis oder bereits in Behandlung | Angaben zu anderen Personen über das Nötige hinaus |
| Versicherungsart, nur wenn du sie für die Terminvergabe brauchst | Pflichtfelder, die du nicht brauchst, zum Beispiel Geburtsdatum oder Anschrift |
| Hinweis bzw. Link auf deine Datenschutzinformation | Vorausgefüllte Häkchen bei Einwilligungen |
Diese Hinweise gehören auf deine Website
Die Texte stehen so, wie sie auf deiner Website erscheinen, also in Sie-Form.
Direkt am Kontaktformular:
„Bitte senden Sie uns über dieses Formular keine Angaben zu Beschwerden, Diagnosen, Befunden oder Medikamenten. Medizinische Fragen besprechen wir gern persönlich oder telefonisch. Bei akuten Beschwerden rufen Sie uns bitte an; im Notfall wählen Sie 112.“
Bei jeder veröffentlichten E-Mail-Adresse:
„E-Mails an uns werden unverschlüsselt übertragen. Bitte senden Sie uns per E-Mail keine Gesundheitsdaten.“
Damit der Formular-Hinweis auf allen Seiten mit Kontaktformular erscheint, musst du ihn nicht auf jeder Seite einzeln einfügen: Ein Hinweis auf allen Seiten (z. B. Krisenbox)
Rezept, Überweisung und Befunde
Anfragen zu Rezepten, Überweisungen oder Befunden enthalten immer Gesundheitsdaten. Sie gehören nicht ins allgemeine Kontaktformular, sondern auf einen sicheren Weg: die Online-Rezeption oder das Patientenportal deiner Praxissoftware, die Anfrage über deinen Terminbuchungs-Anbieter oder das Telefon. Diese Wege verlinkst du im Serviceportal: Serviceportal: Rezept, Überweisung, Befunde
Ein eigenes Online-Formular für Rezepte oder Überweisungen richten wir nur nach Rücksprache ein, wenn deine Datenschutzberatung zustimmt: Rezept- und Überweisungsanfragen online
Rechtlich wichtig:
- Formulare nie direkt überschreiben. Leg eine Kopie an und passe die Kopie an, oder sprich uns an. So bleibt das Original als Sicherung erhalten: Formulare verwalten und anlegen
- Der Datenschutztext unter dem Formular kommt von deiner Praxis bzw. deiner Datenschutzberatung. Wenn er geändert werden soll, schick uns den neuen Text.
- Externe Dienste wie Terminbuchung oder Karten müssen in deiner Datenschutzerklärung stehen: Externe Dienste einbinden: Einwilligung und Datenschutz
Gut zu wissen
Musterformular aus dem Template prüfen
Steht in deinem Kontaktformular noch eine Auswahl wie „Rezeptbestellung“ oder „Überweisung“ oder ein Pflicht-Freitextfeld „Nachricht“? Dann sprich uns an, damit wir eine Kopie mit neutraler Auswahl anlegen.
Ein kurzes, freiwilliges Nachrichtenfeld
ist in Ordnung, wenn darüber deutlich der Hinweis steht, keine Gesundheitsdaten zu schicken.
Weniger Felder, mehr Anfragen
Kurze Formulare werden auch häufiger ausgefüllt.