Kurz gesagt: Eine Praxis braucht wenige, schlanke Formulare mit klarem Zweck: ein Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten für allgemeine Fragen und ein Bewerbungsformular auf der Karriereseite. Termine, Rezepte und Befunde laufen besser über die Wege, die deine Praxis ohnehin hat. Jedes Formular bekommt einen passenden Empfänger und einen passenden Einwilligungstext.
Ein Formular ist bei Praxen selten der beste Weg
Patientinnen und Patienten kommen mit einem Anliegen. Für die meisten Anliegen gibt es einen schnelleren Weg als eine Nachricht:
| Anliegen | Besser als ein Formular |
|---|---|
| Termin | Online-Termin oder Telefon mit Telefonzeiten |
| Rezept, Überweisung, Befund | der sichere Weg deiner Praxis, verlinkt im Serviceportal |
| Akute Beschwerden | Anruf in der Praxis, außerhalb der Sprechzeiten 116117, bei Lebensgefahr 112 |
| Bewerbung | das Bewerbungsformular auf der Karriereseite |
| Allgemeine, nicht dringende Frage | hier passt das Kontaktformular |
Die Faustregel: Ein Formular lohnt sich dort, wo es Anrufe ersetzt und nicht neue erzeugt. Jede Nachricht über ein Formular ist Arbeit für dein Team, oft mit Rückruf.
Die Formulare in deiner Website
| Formular | Wofür | Darauf achtest du |
|---|---|---|
| Form: Kontakt | allgemeine Anfragen, auf vielen Seiten eingebunden | Die Auswahl „Grund“ enthält in der Vorlage noch „Rezeptbestellung“ und „Überweisung anfordern“, und das Feld „Nachricht“ ist Pflicht. Beides wird vor dem Livegang umgestellt: Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten |
| Form: Kontakt klein | eine kürzere Fassung des Kontaktformulars | Es gelten dieselben Regeln wie für das große Kontaktformular. |
| Form: Bewerbung | Bewerbungen auf der Karriereseite und unter jeder Stellenanzeige, mit Feld zum Hochladen | Das Hochladen von Dateien gehört nur hierher. Den Lebenslauf am besten freiwillig machen, eigener Empfänger, eigene Datenschutzhinweise für Bewerberdaten. |
| Form: Downloads | fragt Kontaktdaten ab, bevor eine Datei heruntergeladen werden kann | Für Patientenformulare wie den Anamnesebogen nie verwenden. Patienten laden Formulare ohne Hürde herunter: Seite „Ihr erster Besuch“ für neue Patienten |
| Filterformulare | die Filter über Listen, zum Beispiel bei Behandlungen, Fachbereichen, Ratgebern und Aktuellem | Sie nehmen keine Anfragen an und haben keine Empfänger. Hier musst du nichts einstellen. |
Was in kein Formular gehört
- Beschwerden, Diagnosen, Befunde, Medikamente: Sie sind Gesundheitsdaten und gehören nicht ins Kontaktformular.
- Rezept- und Überweisungsanfragen: Sie laufen über den Weg deiner Praxis: Rezept- und Überweisungsanfragen online
- Hochgeladene Befunde oder Fotos: nie über ein Formular der Website.
- Akute Anliegen: Über jedem Formular steht deshalb der Akut-Hinweis.
- Pflichtfelder, die du nicht brauchst: zum Beispiel Geburtsdatum oder Anschrift im Kontaktformular.
Gezielt statt überall gleich
Jedes Formular lässt sich eigens einstellen:
Eigener Empfänger
Allgemeine Anfragen gehen zum Beispiel an den Empfang, Bewerbungen an das Praxismanagement: Wer bekommt die Anfrage? Empfänger eintragen
Eigener Einwilligungstext
Für Bewerbungen gelten andere Datenschutzhinweise als für Kontaktanfragen: Einwilligungstexte unter Formularen
Eigene Auswahl
Eine neutrale Auswahl „Anliegen“ (Terminanfrage · Rückruf · Organisatorisches) zeigt deinem Team auf einen Blick, worum es geht, ohne Gesundheitsdaten.
Brauchst du ein weiteres Formular, zum Beispiel für zuweisende Praxen, kopierst du ein bestehendes und passt die Kopie an: Formulare verwalten und anlegen
Gut zu wissen
- Änderungen sind sofort sichtbar: Ein Formular wirkt auf allen Seiten, auf denen es eingebunden ist. Deshalb kopierst du es, statt das Original zu überschreiben.
- Kurz ist besser: Je weniger Felder, desto eher füllt jemand das Formular aus.
- Hinweis über jedem Formular: Den Text „Bitte keine Angaben zu Beschwerden … bei akuten Beschwerden rufen Sie uns an“ musst du nicht auf jeder Seite einzeln einfügen: Ein Hinweis auf allen Seiten (z. B. Krisenbox)
- Testen: Füll nach jeder Änderung das Formular einmal selbst aus und prüf, ob die Nachricht ankommt.