Wer bekommt die Anfrage? Empfänger eintragen

Kurz gesagt: Für jedes Formular legst du fest, an welche E-Mail-Adresse die Anfragen gehen. Nimm eine Sammeladresse der Praxis, die auch im Urlaub gelesen wird, und schick nach jeder Änderung eine Testanfrage an dich selbst.

Wo im System: Webseiten (CMS) → Seiten → Formulare bearbeiten → Formular öffnen → ganz unten Ereignisse → onSubmit → Prozess bearbeiten → Aktion E-Mail senden („Send Notifications“) → Felder Empfänger und Fallback-Empfänger

Formular öffnen
Seiten > Formulare bearbeiten > Formular

Nur Kontaktformulare haben Empfänger, Filterformulare nicht.

Benachrichtigung öffnen
onSubmit > Prozess bearbeiten > E-Mail senden > Aktion bearbeiten

Der Ablauf erscheint als Kästchen, die Benachrichtigung heißt „Send Notifications“.

Empfänger eintragen und testen
Empfänger · Fallback-Empfänger · Betreff

Im Fallback-Empfänger steht in der Vorlage eine Ynfinite-Adresse. Danach eine Testanfrage schicken.

Nimm keine persönliche Adresse einer Ärztin oder eines Arztes für das Kontaktformular: Anfragen sollen auch ankommen, wenn jemand krank oder im Urlaub ist.

1. Öffne Webseiten (CMS) → Seiten und klicke oben rechts auf Formulare bearbeiten.
2. Klicke auf das Formular, dessen Empfänger du ändern möchtest. Achte darauf, dass in der Spalte „Typ“ Kontaktformular steht. Bei Filterformularen gibt es keine Empfänger.
3. Scrolle ganz nach unten zu Ereigniseinstellungen und klicke bei onSubmit auf den Bleistift.
4. Im Fenster Element ändern steht unten das Feld Prozess (in der Vorlage „Kontakt: Submit“). Klicke daneben auf den Bleistift Prozess bearbeiten. Es öffnet sich der Ablauf als Kästchen: Start → Save Lead → E-Mail senden → Auf Website antworten. Sind die Kästchen nicht alle zu sehen, klicke unten links auf das Symbol mit den vier Ecken.
5. Klicke im Kästchen E-Mail senden („Send Notifications“) auf Aktion bearbeiten.
6. Prüf die beiden Empfänger-Felder:
   • Empfänger: In der Vorlage steht hier der Platzhalter {{ responsibleEmail }};. Die Anfrage geht dann an die E-Mail-Adresse der zuständigen Person aus dem Team. Feste Adressen trägst du hier ein, mehrere getrennt mit einem Semikolon, zum Beispiel empfang@praxis-beispiel.de;praxismanagement@praxis-beispiel.de.
   • Fallback-Empfänger: Diese Adresse bekommt die Anfrage, wenn der Platzhalter keine Adresse ergibt. In der Vorlage steht hier noch eine Ynfinite-Adresse. Trag unbedingt eure Sammeladresse ein.
   • Pass auch den Betreff an, in der Vorlage „Ynfinite: Neue Anfrage“.
7. Speichere jedes Fenster mit Speichern und zurück bzw. Element speichern und zurück und zum Schluss das Formular mit Formular speichern.
8. Wiederhole das für jedes Formular, das Anfragen annimmt, auch für Kopien.
9. Füll jedes Formular auf der Website einmal selbst aus und prüf, ob die Nachricht ankommt.

• Ansprechperson in der Formular-Sektion: Ist in einer Formular-Sektion eine Ansprechperson ausgewählt, bestimmt diese Auswahl mit, an wen die Anfragen aus dieser Sektion gehen. Prüf deshalb nach jeder Änderung mit einer Testanfrage, wo sie ankommt: Ansprechperson im Formular anzeigen
• Die Benachrichtigung enthält die Angaben aus dem Formular. Auch deshalb fragt das Kontaktformular keine Gesundheitsdaten ab: Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten
• Technik rund um die Benachrichtigung (verschlüsselte Übertragung, Auftragsverarbeitung, Löschfristen) klärst du mit uns und deiner Datenschutzberatung.
• Wechsel im Team: Verlässt jemand die Praxis, dessen Adresse als Empfänger eingetragen ist, tausch die Adresse in allen Formularen aus.
• Nichts kommt an? Schau zuerst im Spam-Ordner nach, dann prüf die Schreibweise der Adresse. Hilft beides nicht: So erreichst du den Support

• Formulare verwalten und anlegen
• Ansprechperson im Formular anzeigen
• Welche Formulare braucht eine Praxis?