Kurz gesagt: „Nehmen Sie neue Patienten auf?“ ist eine der ersten Fragen, mit denen Menschen auf deine Website kommen. Beantworte sie mit einem klaren Satz und einem Stand-Datum, in einer gut lesbaren Box direkt unter dem Banner der Startseite und auf deiner Terminseite. Das spart deinem Team viele Anrufe.
Wo im System: Webseiten (CMS) → Seiten → „# Homepage“ → Sektion direkt unter dem Banner. Dazu deine Termin- bzw. Kontaktseite und, falls vorhanden, die Seite „Ihr erster Besuch“. Gibt es auf deiner Startseite noch keine Box dafür, richten wir sie dir einmal ein.
Auf einen Blick
Status klären
im Team: ja, nein oder unter Bedingungen
Für wen gilt er, braucht es eine Überweisung, gibt es eine Warteliste?
Satz wählen
Beispieltexte unten · immer mit Stand-Datum
Schreib nur, was ihr auch einhalten könnt.
Box pflegen
„# Homepage“ > Sektion unter dem Banner
Denselben Text auf die Terminseite setzen. Fehlt die Box, richten wir sie ein.
Zuerst klären: Was gilt bei euch?
Bevor du schreibst, kläre im Team:
- Nehmt ihr neue Patientinnen und Patienten auf: ja, nein oder nur unter Bedingungen?
- Gilt das für alle Ärztinnen und Ärzte, alle Standorte und für gesetzlich und privat Versicherte gleich?
- Braucht es eine Überweisung?
- Gibt es eine Warteliste, und wie kommt man darauf?
- Wie lange gilt der Status ungefähr, und wann prüft ihr ihn wieder?
Welcher Satz passt?
Die Beispiele stehen so, wie sie auf deiner Website erscheinen, also in Sie-Form. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und schreib nur, was ihr auch einhalten könnt.
| Situation | Beispieltext für deine Website |
|---|---|
| Ihr nehmt auf | „Wir nehmen neue Patientinnen und Patienten auf. Bitte bringen Sie zum ersten Termin Ihre Versichertenkarte, eine Liste Ihrer Medikamente und vorhandene Befunde mit.“ |
| Nur mit Überweisung | „Neue Patientinnen und Patienten nehmen wir derzeit nur mit Überweisung auf (Stand: [Monat Jahr]).“ |
| Je nach Versicherung | „Neue gesetzlich versicherte Patientinnen und Patienten nehmen wir derzeit nur mit dringender Überweisung auf (Stand: [Monat Jahr]). Privat Versicherte und Selbstzahler können Termine vereinbaren.“ |
| Je nach Ärztin oder Arzt | „Dr. med. Anna Beispiel nimmt derzeit keine neuen Patientinnen und Patienten auf. Bei [Name] sind Termine für neue Patientinnen und Patienten möglich (Stand: [Monat Jahr]).“ |
| Derzeit keine Aufnahme | „Derzeit können wir keine neuen Patientinnen und Patienten aufnehmen (Stand: [Monat Jahr]). Bei akuten Beschwerden hilft Ihnen der Patientenservice 116117 bei der Suche nach einer Praxis.“ |
| Mit Warteliste | „Für neue Patientinnen und Patienten führen wir eine Warteliste. Eintragen können Sie sich telefonisch [Telefonzeiten] unter [Telefonnummer]. Wir melden uns, sobald ein Termin frei wird.“ |
So ist eine gute Box aufgebaut
1. Der Status in einem Satz, mit Stand-Datum.
2. Die Bedingung, falls es eine gibt, zum Beispiel: „Für einen Termin bei uns benötigen Sie eine Überweisung.“
3. Der nächste Schritt: „Termin online buchen“ oder „Rufen Sie uns an: [Telefonnummer], [Telefonzeiten]“.
Schritt für Schritt
- Schreib deinen Text mit einem Satz aus der Tabelle. Immer mit Stand-Datum (Monat und Jahr), damit man sieht, dass die Angabe aktuell ist.
- Öffne Webseiten (CMS) → Seiten und dort die Seite „# Homepage“.
- Steht direkt unter dem Banner schon eine Box für den Aufnahme-Status, öffne die Sektion, ändere den Text und speichere.
- Gibt es noch keine: Sprich uns an, dann richten wir die Box einmal für dich ein. Danach änderst du nur noch den Text. Wenn du sie selbst bauen möchtest: Leg mit „Neue Sektion erstellen“ eine Sektion mit Textfeld an, schieb sie mit „Zum Sortieren ziehen“ direkt unter den Banner und blende sie über das Auge-Symbol ein.
- Setz denselben Text auf deine Terminseite (bzw. Kontaktseite, wenn ihr keine eigene Terminseite habt): oben auf der Seite und bei Online-Buchung direkt neben dem Buchungsknopf. Gibt es die Seite „Ihr erster Besuch“, gehört er auch dorthin.
- Prüf die Startseite am Handy: Die Box ist ohne langes Scrollen zu sehen und gut lesbar.
- Pass Telefonansage und Online-Buchung an, zum Beispiel Terminarten für neue Patientinnen und Patienten im Buchungskalender schließen oder öffnen.
- Trag dir eine Erinnerung ein, den Status regelmäßig zu prüfen und das Stand-Datum zu erneuern.
Screenshot folgt: Startseite am Handy (390 px), Box mit dem Aufnahme-Status direkt unter dem Banner rot markiert. Beim Screenshot prüfen, welche Sektion der Vorlage sich dafür eignet; gibt es keine, den Kasten stehen lassen und melden.
Gut zu wissen
- Gut lesbar statt klein und rot: Eine ruhige Box mit einem klaren Satz wirkt besser als eine rote, kursive Zeile. Sag den Status immer in Worten, nie nur mit einer Farbe oder einem Ampel-Symbol.
- Ehrlich ist freundlich: „Derzeit nicht“ erspart Patientinnen und Patienten vergebliche Anrufe und deinem Team viele Absagen.
- Gleicher Wortlaut überall: Startseite, Terminseite, „Ihr erster Besuch“. Hast du die Frage auch in den FAQ, verweis dort auf die Terminseite, statt den Status ein weiteres Mal zu schreiben. Dann musst du ihn bei einer Änderung an weniger Stellen anpassen.
- Nur kurz geschlossen? Für Urlaub oder Fortbildung ist der Störer da, nicht der Aufnahme-Status: Praxisurlaub und Vertretung ankündigen
- Warteliste ohne Gesundheitsdaten: Für die Warteliste reichen Name und Rückrufnummer. Ein eigenes Online-Formular dafür nur nach Absprache mit uns und deiner Datenschutzberatung: Kontaktformular ohne Gesundheitsdaten
- Je nach Fachrichtung: Kinder- und Jugendarztpraxen sagen auch, ob und wann Eltern ihr neugeborenes Kind anmelden können. In der Psychotherapie gehört der Platz-Status (freie Plätze, Warteliste oder Aufnahmestopp, mit Datum) ganz nach oben.
- Mehr Anfragen als Termine? Wie du mit Aufnahme-Status, Warteliste und anderen Wegen ehrlich steuerst: Wenn die Nachfrage größer ist als die Termine